اطلاعیهٔ حفاظت از داده‌ها برای پرتال مراجعان
این متن ترجمه‌ای برای مطالعه است. متن آلمانی ملاک است. خواندن متن آلمانی
فعالیت واقعی: این پرتال درخواست‌های واقعی را دریافت می‌کند. مدارک را فقط از راه بارگذاری امن در حساب خود بفرستید؛ هرگز گذرواژه یا اطلاعات ورود بانکی را اینجا ارسال نکنید.
1. مسئول پردازش
Vladislav Klokke
Migrationsberatung V.K.
164er Ring 35, 31785 Hameln, Deutschland
تلفن: 0152 56155460
ایمیل: kontakt@migrationsberatung-vk.de
2. هدف و دامنه
پرتال برای ثبت ساختاریافتهٔ درخواست اولیه، تأیید نشانی ایمیل، دسترسی با گذرواژه و رسیدگی شفاف به پرونده به کار می‌رود. بسته به موضوع، به‌ویژه نام، ایمیل، زبان، اطلاعات پرونده، داده‌های داوطلبانهٔ پروفایل، پاسخ‌ها، کارها، پیام‌های منتشرشده، خدماتی که صریحاً انتخاب شده‌اند، فرادادهٔ مدارک، مدارک بارگذاری‌شده و گزارش‌های فنی لازم برای امنیت و دسترسی پردازش می‌شوند.
3. مبانی حقوقی
درخواست‌های پیش از قرارداد و اجرای خدمات سفارش‌داده‌شده اصولاً بر مادهٔ ۶ بند ۱ جزء b مقررات عمومی حفاظت از داده‌های اتحادیهٔ اروپا (GDPR) استوارند. تکالیف قانونی بر مادهٔ ۶ بند ۱ جزء c و ادارهٔ امن و پایدار پرتال و پیشگیری از سوءاستفاده بر مادهٔ ۶ بند ۱ جزء f استوارند. اگر مدرکی که داوطلبانه بارگذاری می‌شود دارای دسته‌های ویژهٔ داده‌های شخصی باشد، پیش از ارسال، رضایت صریح جداگانه طبق مادهٔ ۹ بند ۲ جزء a دریافت می‌شود. رضایت را می‌توان هر زمان با اثر برای آینده پس گرفت.
4. دریافت‌کنندگان و بهره‌برداری
بخش عمومی دریافت درخواست روی سرور IONOS در مرکز دادهٔ اتحادیهٔ اروپا با کد fr/nbz در فرانسه اداره می‌شود. توافق پردازش داده طبق مادهٔ ۲۸ GDPR با IONOS در اسناد گرداننده ثبت شده است. بررسی امنیت محلی، رسیدگی داخلی به پرونده و رمزگشایی خصوصی مدارک روی سخت‌افزار خودمان انجام می‌شود. در این نسخهٔ پرتال داده‌ها به خدمات هوش مصنوعی بیرونی منتقل نمی‌شوند.
5. اقدامات حفاظتی
ارتباط با TLS محافظت می‌شود. فیلدهای متنی حساس پایگاه دادهٔ پرتال در خود برنامه با AES-256-GCM رمزگذاری می‌شوند و جست‌وجو از نمایه‌های کور با کلیدهای مشتق‌شدهٔ جداگانه استفاده می‌کند. مدارک پیش از نگهداری با کلیدی جداگانه رمزگذاری و در قرنطینه ذخیره می‌شوند. کلید خصوصی مدارک روی سخت‌افزار خودمان می‌ماند. دسترسی محدود و رویدادهای مهم امنیتی ثبت می‌شوند. این اقدامات خطر ناشی از گم‌شدن رسانهٔ ذخیره یا نسخه‌های پشتیبان را کاهش می‌دهند؛ اما اگر سرور در حال کار کاملاً در اختیار مهاجم قرار گیرد، هیچ اقدام فنی نمی‌تواند دسترسی را به‌طور مطلق ناممکن کند.
6. کوکی‌ها و گزارش‌ها
پرتال فقط از کوکی‌های فنی لازم برای نشست و محافظت CSRF استفاده می‌کند. کوکی تبلیغاتی یا تحلیلی به کار نمی‌رود. وب‌سرور جلویی برای کارکرد و شناسایی حمله، داده‌های فنی لازم اتصال را ثبت می‌کند. مسیر درخواست، مقادیر کوکی و اطلاعات مجوز از گزارش دسترسی حذف می‌شوند. گزارش‌های چرخش‌یافتهٔ دسترسی اکنون حداکثر هفت روز نگهداری می‌شوند، مگر آنکه رخداد امنیتی بررسی جداگانه‌ای بخواهد.
7. مدت نگهداری
درخواست‌های اولیهٔ تأییدنشده پس از هفت روز برای حذف در نظر گرفته می‌شوند. نشست‌ها پس از هشت ساعت پایان می‌یابند. کدهای یک‌بارمصرف و داده‌های فنی مسدودسازی فقط تا زمانی نگهداری می‌شوند که برای دسترسی و جلوگیری از سوءاستفاده لازم باشند. داده‌های پرونده‌ها و سفارش‌های فعال فقط تا زمانی می‌مانند که رسیدگی، مطالبات باز یا تکالیف قانونی اقتضا کنند. پس از پایان یا غیرفعالی طولانی، بررسی مستند حذف انجام می‌شود. فاکتورها و اسناد تجاری مشمول نگهداری قانونی جداگانه رسیدگی می‌شوند. نسخه‌های پشتیبان طبق چرخهٔ برنامه‌ریزی‌شده جایگزین می‌شوند.
8. حقوق شما
با رعایت شرایط قانونی، حق دسترسی، اصلاح، حذف، محدودسازی پردازش، انتقال داده و اعتراض دارید. رضایت را می‌توانید برای آینده پس بگیرید. در پرتال می‌توان درخواست دسترسی، دریافت داده و دیگر موضوعات حریم خصوصی را ثبت کرد؛ یا به نشانی ایمیل بالا پیام داد. حق شکایت نزد مرجع نظارت بر حفاظت از داده‌ها را دارید. به‌ویژه مسئول حفاظت از داده‌های ایالت نیدرزاکسن، Prinzenstraße 5, 30159 Hannover، صلاحیت دارد.
9. بدون تصمیم‌گیری صرفاً خودکار با اثر بیرونی
هیچ تصمیمی که صرفاً خودکار گرفته شود و اثر حقوقی یا اثر مهم مشابه داشته باشد انجام نمی‌شود. در این نسخه هیچ نامه، ایمیل، درخواست یا اظهارنامه‌ای بدون گام تأیید انسانی پیش‌بینی‌شده به اداره یا دریافت‌کنندهٔ بیرونی فرستاده نمی‌شود.
10. تغییرات
نسخه‌ای که برای هر اقدام نشان داده می‌شود ثبت می‌گردد. تغییرات مهم پیش از ارسال حساس بعدی دوباره نمایش داده می‌شوند. تاریخ: ۲۴ اوت ۲۰۲۶.